LINGKUNGAN ORGANISASI

Materi Inisiasi 2

Para mahasiswa yang budiman.

Kita sekarang memasuki materi inisiasi 2. Materi inisiasi kita adalah mengenai Lingkungan Organisasi (modul 2 BMP) dan Perencanaan dan Pengambilan Keputusan (modul 3 BMP).  Materi inisiasi ini secara umum diambil dari Buku Materi Pokok (BMP) EKMA 4116 Manajemen. Pemberian materi inisiasi ini bersifat memberikan penguatan atas materi dari BMP untuk membantu pembelajaran mahasiswa.  

Setelah pemberian materi, saya juga memberikan pertanyaan untuk kita diskusikan bersama.  Silakan para mahasiswa untuk mengajukan pendapat, komentar, atau juga pertanyaan jika ada yang belum dipahami.  Saya akan mencoba memfasilitasi untuk membantu proses belajar mahasiswa.

Untuk itu diharapkan peran aktif mahasiswa dalam diskusi online ini.  Selamat belajar dan selamat mengikuti tuton.  

LINGKUNGAN ORGANISASI

1.      Lingkungan

Lingkungan organisasi adalah elemen-elemen yang berada di luar organisasi tersebut dan secara potensial mempengaruhi kinerja organisasi.  Lingkungan dapat dibagi 2 yaitu :

1. lingkungan eksternal
2. lingkungan internal 

Lingkungan eksternal adalah seluruh kekuatan luar yang mempengaruhi organisasi.  Sedangkan lingkungan internal adalah suatu kejadian atau kecenderungan di dalam suatu organisasi yang mempengaruhi aktifitas organisasi tersebut.

Lingkungan eksternal sendiri dapat dibagi 2 yaitu elemen aksi langsung dan elemen aksi tidak langsung.  Elemen aksi langsung disebut stake holder atau pihak-pihak berkepentingan seperti konsumen, pamasok, pemerintah, serikat pekerja, pesaing, dengan penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut : 

·         Konsumen

Adalah elemen lingkungan eksternal elemen aksi langsung yang memiliki kendudukan sangat penting dalam organisasi.  Hal ini karena konsumen adalah pengguna utama dari produk atas jasa yang dihasilkan suatu organisasi. 

·         Pemasok

Adalah pihak yang menyediakan bahan baku atau input/masukan bagi suatu organisasi yang akan menghasilkan jasa atau produk sebagai suatu output atau keluaran.

·         Pemerintah

Berperan sebagai pengawas, regulator, dan pendorong dunia usaha.  Dalam doktrin laissez-faire, peran campur tangan pemerintah diminta dibatasi yaitu hanya dalam hal regulator atau perumus perundang-undangan, agar iklim pasar bebas dapat terbentuk secara alami.

·         Serikat pekerja

Adalah elemen yang berfungsi menampung aspirasi para karyawan.  Adanya serikast pekerja membuat posisi tawar karyawan terhadap perusahaan semakin kuat.

·         Pesaing

Pesaing atau kompetitor adalah organisasi lain yang juga menawarkan produk atau jasa yang sama atau berlainan kepada para pelanggan.  Produk atau jasa tersebut dapat saja berlainan dengan produk organisasi kita.  Namun apabila memiliki pengaruh menarik minat membeli daripada para pelanggan kita, maka organisasi tersebut dapat digolongkan sebagai pesaing.

Elemen tidak langsung di antaranya adalah teknologi, ekonomi, politik, sosial budaya, demografi.  Penjelasan dari masing-masing adalah sebagai beikut :

·         Teknologi

Teknologi adalah pendorong utama perubahan.  Kemajuan teknologi akan menghemat dari sisi waktu, biaya, tenaga.

·         Ekonomi

Kondisi ekonomi secara nasional dapat berpengaruh ke organisasi.  Inflasi, kebijakan moneter, kebijakan fiskal, pengangguran, upah, dapat mempengaruhi kinerja organisasi.

·         Politik

Lingkungan politik juga berpengaruh ke dalam dunia usaha.  Pembahasan pencemaran lingkungan, undang-undang anti monopoli, pengaturan tentang merger, dan lain-lain dibahas lewat parlemen melalui proses politik.  Di dalamnya sedikit banyak terdapat kepentingan antara suatu kelompok terhadap kelompok lainnya.

·         Demografi

Adalah hal-hal yang meliputi beberapa variabel seperti usia, jenis kelamin, tingkat pendidikan, pendapatan, agama, dan lain-lain.

Sedangkan yang termasuk dalam lingkungan internal adalah budaya, karyawan, pemegang saham, dan dewan direksi.  Penjelasan masing-masing adalah sebagai berikut :

·         Budaya

Dapat diartikan sebagai sekumpulan nilai, keyakinan, pemahaman, dan norma pokok yang dibagi bersamaan oleh anggota suatu organisasi.

·         Karyawan

SDM adalah salah satu faktor penting dalam penunjang keberhasilan organisasi.  Oleh karena itu proses rekrutmen yang ketat, disertai pendidikan dan pelatihan, serta pengembangan karyawan, adalah penting agar tercapai peningkatan kualitas SDM untuk kemajuan perusahaan. Manfaat pengembangan lain dari sisi karyawan adalah adanya peningkatan motivasi kerja karyawan.  Jika motivasi menurun, dapat menimbulkan keinginan pindah kerja atau perputaran karyawan / turn over.  Hal ini dapat merugikan perusahaan karena kesinambungan proses pekerjaan sedikit banyak terganggu karena harus melatih karyawan baru.

·         Pemegang Saham

Adalah orang yang memiliki saham di perusahaan dan oleh karena itu berhak mempengaruhi sebuah keputusan lewat rapat umum pemegang saham.

·         Dewan Direksi

Adalah pihak yang bertanggungjawab menentukan tujuan organisasi, menentukan strategi mencapai tujuan, dan lain-lain.

Disamping lingkungan eksternal dan internal, beberapa ahli juga membagi lingkungan berdasar lingkungan khusus dan umum, serta lingkungan aktual dan lingkungan yang dipersepsikan. 

Lingkungan khusus adalah elemen dari lingkungan yang secara langsung relevan bagi organisasi dalam mencapai tujuannya.  Kapanpun, lingkungan khusus ini merupakan elemen lingkungan yang menjadi perhatian besar karena terdiri dari faktor-faktor yang secara positif atau negatif mempengaruhi efektifitas organisasi.  Misalnya asosiasi pedagang.  Sedangkan lingkungan umum adalah lingkungan yang berdampak ke organisasi, tetapi tidak begitu jelas relevansinya.  Misalnya rekayasa genetika di perusahaan farmasi.

Lingkungan aktual dan lingkungan yang dipersepsikan maksudnya adalah tiap orang memiliki cara pandang lingkungan yang berbeda-beda dalam mempersepsikan lingkungannya.  Ada yang mempersepsikan sebagai lingkungan umum, ada yang sebagai lingkungan khusus.

2.      Hubungan Organisasi dengan Lingkungan.

Organisasi memiliki hubungan dengan lingkungan.  Setiap organisasi menghadapi lingkungan yang berbeda-beda, dan memiliki ketidakpastian lingkungan yang berbeda-beda. 

A.    Ketidakpastian lingkungan.

Ketidakpastian lingkungan akan membuat manajer perlu mempelajari perubahan lingkungan dan langkah penyesuaian atas perubahan.  Elemen dari ketidakpastian lingkungan adalah ketidakpastian dan kompleksitas.  Ketidakpastian adalah kondisi di mana pimpinan perusahaan tidak memiliki informasi yang cukup mengenai kondisi lingkungannya.  Sedangkan kompleksitas adalah keragaman atau banyaknya elemen eksternal yang mempengaruhi organisasi.  Keragaman tersebut adalah sebagai berikut :

·         Ketidakpastian rendah

- Elemen lingkungan sedikit, elemen lingkungan berubah perlahan.

·         Ketidakpastian agak rendah.

- Elemen lingkungan berjumlah besar, elemen lingkungan berubah perlahan.

·         Ketidakpastian agak tinggi.

            - Elemen lingkungan berjumlah sedikit, elemen lingkungan berubah dinamis.

·         Ketidakpastian tinggi.

            - Elemen lingkungan berjumlah besar, elemen lingkungan berubah dinamis.

2. Tekstur Lingkungan

Berdasarkan derajat komplesitas dan ketenangan, menurut Emery dan Trist dalam Dadang dan Sylvana (2007), ada 4 tekstur lingkungan, yaitu :

a.       Lingkungan  tenang acak.

Lingkungan paling sederhana, karena perubahan secara perlahan dan bersifat acak.  Misalnya toko sepatu, tas.

b.      Lingkungan tenang mengelompok.

Termasuk lingkungan cukup stabil, namun lebih kompleks dibanding lingkungan sebelumnya.  Misalnya industri perkayuan.  Cenderung stabil, namun jika terkena dampak isu perusakan lingkungan, dapat memngganggu kelangsungan usaha perusahaan.

c.       Lingkungan terganggu bereaksi.

Perubahan tidaklah bersifat acak, namun mengikuti pola tertentu.  Misalnya sepeda motor Honda dengan Yamaha saling bereaksi satu sama lain dengan memunculkan produk terbaru, apabila muncul produk baru oleh merk yang satu.

d.      Lingkungan kacau.

Memiliki kompleksitas tinggi, dengan perubahan sangat dinamis dan saling berkaitan.  Globalisasi, dan perkembangan teknologi, berperan dalam hal ini.  Misalnya industri telekomunikasi yang berkembang sangat pesat.

C.     Strategi mengendalikan lingkungan.

Untuk itu perlu ada strategi mengendalikan lingkungan.  Langkah-langkah tersebut adalah sebagai berikut :

·         Menciptakan hubungan baik dengan elemen-elemen utama yang berpengaruh, meliputi :

a.       Integrasi dengan perusahaan lain.

b.      Kontrak jangka panjang.

c.       Pengangkatan eksekutif.

d.      Iklan dan Humas.

·         Mengendalikan lingkungan agar tidak berbahaya.

a.       Merubah bidang usaha.

b.      Bergabung dengan asosiasi sejenis.

c.       Aktivitas politik : mempengaruhi perundang-undangan.

3.      Lingkungan Global

Yaitu lingkungan yang berskala internasional yaitu antar negara dan cenderung semakin tidak memiliki batas-batas wilayah.  Ada beberapa hal yang perlu diketahui mengenai lingkungan global, yaitu : 

a.       Proses Globalisasi

Proses globalisasi dilakukan melalui 4 tahap, yaitu :

·         Tahap Domestik

Potensi pasar masih di negara asal.

·         Tahap Internasional.

Adanya peningkatan ekspor

·         Tahap Multinasional.

Memiliki fasilitas produksi dan pemasaran di banyak negara.  Sepertiga dari penjualan berasal dari luar negeri asal.

·         Tahap Global.

Melakukan globalisasi secara penuh, di mana sumberdaya maupun penjualan dapat dilakukan di negara mana saja yang memiliki biaya terendah

b.      Lingkungan bisnis internasional

Meliputi lingkungan-lingkungan :

·         Ekonomi.

Merupakan kondisi ekonomi di negara organisasi internasional beroperasi.

·         Hukum dan politik

Adanya resiko dan instabilitas politik suatu negara.

·         Lingkungan sosial budaya.

Adalah budaya suatu bangsa yaitu berupa pengetahuan, keyakinan, nilai-nilai, serta model umum perilaku dan cara berpikir yang dianut bersama.

c.       Cara-cara memasuki lingkungan internasional :

·         Outsourcing.

Adalah pembagian tenaga kerja secara internasional.

·         Ekspor.

Adalah memasarkan produknya di negara lain dengan biaya sumberdaya yang relatif rendah.

·         Lisensi.

Dengan lisensi, perusahaan pemberi lisensi di suatu negara dapat memastikan sumberdaya tertentu tersedia untuk perusahaan di negara lain (penerima lisensi).

·         Investasi langsung.

Perusahaan terlibat dalam fasilitas manufaktur di negara lain, berupa pengelolaan aktiva-aktiva produktif.

PERENCANAAN DAN PENGAMBILAN KEPUTUSAN

1.      Perencanaan

Fungsi-fungsi manajemen meliputi Perencanaan, Pengorganisasian, Pengarahan, dan Pengawasan.  Salah satu fungsinya adalah perencanaan.

A.    Pengertian perencanaan

Perencanaan adalah proses untuk menentukan tujuan serta sasaran yang ingin dicapai dengan mengambil langkah-langkah strategis guna mencapai tujuan tersebut.

Hasil suatu proses perencanaan yang baik harus memiliki sejumlah kemampuan organisasi yang berasal dari kemampuannya sendiri, yaitu :

·         Kemampuan memprediksi.

·         Kemampuan menghitung biaya.

·         Kemampuan berkomunikasi.

·         Kemampuan penguasaan teknik-teknik manajemen.                                    

B.     Tahap Dasar Perencanaan

Ada 5 buah langkah untuk menyusun suatu perecanaan, yang merupakan tahap dasar perencanaan, yaitu :

1.      Menetapkan tujuan dan serangkaian tujuan.

2.      Merumuskan keadaan saat ini.

3.      Mengidentifikasi segala kemudahan dan hambatan.

4.      Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan.

5.      Mempertahankan pengendalian.

C.     Hakikat dan pentingnya perencanaan

Hakikat perencanaan

Perencanaan umumnya harus memperhitungkan beberapa unsur pokok, di antaranya :

1.      Tujuan akhir yang dikehendaki.

2.      Sasaran-sasaran dan prioritas untuk mewujudkannya.

3.      Jangka waktu mencapai sasaran tersebut dan masalah-masalah yang dihadapi.

4.      Modal atau sumberdaya yang akan digunakan.

5.      Kebijaksanaan untuk melaksanakannya.

6.      Orang organisasi atau badan.

7.      Mekanisme pemantauan.

·         Mengapa perencanaan penting

Banyak faktor yang menyebabkan perencanaan menjadi langkah penting dalam organisasi.  Manfaat perencanaan :

1.      Membantu manajemen untuk menyesuaikan diri dengan perubahan lingkungan.

2.      Membantu dalam kritalisasi persesuaian pada masalah-masalah utama.

3.      Memungkinkan manajer memahami keseluruhan gambaran operasi lebih jelas.

4.      Membantu penempatan tanggungjawab lebih tepat.

5.      Memberikan cara pemberian perintah untuk operasi.

6.      Memudahkan dalam melakukan koordinasi di antara berbagai bagian organisasi.

7.      Membuat tujuan lebih khusus, terperinci, dan lebih mudah dipahami. 

8.      Meminimumkan pekerjaan yang tidak pasti. 

9.      Menghemat waktu, usaha, dan dana.

·         Peran perencanaan lainnya adalah (Amirullah dan Budiyono, 2004)

1.      Mengkoordinasikan usaha-usaha.

Ini untuk menyelaraskan pekerjaan antar individu dalam organisasi agar tetap dalam payung dan tujuan organisasi.

2.      Mengatasi perubahan.

Ini untuk mengantisipasi kemungkinan perubahan yang potensial muncul selama dari lingkungan.

3.      Mengembangkan manajer.

Manajer harus bersifat proaktif.

4.      Mengembangkan standar kinerja.

Keberhasilan pekerjaan di masa lalu agar menjadi standar kinerja di masa mendatang.

5.      Mengurangi ketidakpastian.

4. Bagaimana suatu proses perencanaan dilakukan :

Proses perencanaan dibuat melalui langkah-langkah sebagai berikut :

1.      Mengembangkan visi yang jelas.

2.      Merumuskan misi ke dalam suatu pernyataan.

3.      Perkiraaan perkembangan organisasi.

4.      Analisis persaingan.

5.      Penetapan sasaran dan tujuan.

6.      Pengembangan rencana kegiatan.

7.      Pengerahan sumber daya.

8.      Mobilisasi dana organisasi.

9.      Penyiapan sumber daya manusia.

10.  Sumber daya teknologi.

5. Jenis Perencanaan :

1.      Perencanaan menurut fungsinya.

2.      Perencanaan strategik.

3.      Perencanaan taktis operasional.

4.      Rencana berkesinambungan.

5.      Perencanaan menurut ruang lingkup kewilayahan.

6.      Perencanaan menurut jangka waktunya.

6. Pendekatan dalam perencanaan :

1.      Pendekatan Management by Objective.

2.      Pendekatan perencanaan Inside Out / Inside in.

3.      Pendekatan perencanaan contingency.

4.      Pendekatan social demand.

5.      Pendekatan man power.

6.      Pendekatan Rate of Return atau Cost Benefit Ratio.

2.      Pengambilan Keputusan :

1. Gambaran Umum.

Salah satu fungsi seorang manajer adalah mengambil keputusan dalam menjalankan organisasi.

 

2. Proses pengambilan keputusan.

1.      Mengidentifikasi atau menganalisis masalah.

2.      Mengidentifikasi kriteria keputusan.

3. Tipe-tipe keputusan :

1.      Keputusan diprogram : keputusan-keputusan rutin.

2.      Keputusan tidak diprogram : keputusan-keputusan sekali pakai.

4. Gaya pengambilan keputusan :

1.      Gaya mengarahkan.

2.      Gaya analisis.

3.      Gaya konseptual.

4.      Gaya perilaku.

5. Hambatan psikologis ketika mengambil sebuah keputusan :

1.      Penyakit Hamlet : adanya keraguan.

2.      Dorongan berlebihan : tergesa-gesa.

3.      Kecemasan memikirkan akibat : terlalu khawatir.

4.      Berdiam diri : memperlambat pengambilan keputusan.

6. Berbagai tindakan jika keputusan gagal dilaksanakan :

1.      Menyadari.

Menyadari kegagalan adalah penting untuk segera mengambil tindakan perbaikan.  Kegagalan bisa juga disebabkan faktor lingkungan.

2.      Melangkah mundur.

Apabila pengambilan keputusan mengalami hambatan. Kita dapat berhenti untuk menganalisis di titik mana ada kesalahan.  Ini disebut melangkah mundur untuk melihat kesalahan dan ini lebih baik daripada terus melangkah.

3.      Mengganti.

Ini dilakukan jika personil yang ditunjuk tidak cakap melaksanakan tugas yang diberikan sehingga perlu diganti

4.      Mengubah

Jika sudah diputuskan, tidak mudah mengubah personil.  Namun jika menghadapi kendala, kita dapat memodifikasi keadaan dengan penambahan, pengurangan, dan perbaikan dari rencana yang telah disusun, dengan berkonsultasi dengan jajaran atas, selevel, dan bawah untuk memperoleh dukungan.

7. Berbagai penyebab terjadinya kesulitan ketika akan mengambil keputusan.

Seorang manajer terkadang sulit mengambil keputusan, hal ini disebabkan beberapa faktor, di antaranya adalah :

1.      Kurang lengkapnya informasi dan data yang kita perlukan.

2.      Kesulitan menggunakan tolok ukur.

3.      Munculnya tujuan ganda.

4.      Adanya lebih dari 1 orang yang berwenang mengambil keputusan.

8. Meningkatkan keterlibatan kelompok dalam pembuatan keputusan.

Pembuatan keputusan akan lebih optimal jika kita dapat melibatkan kelompok kita dalam pengambilan keputusan.  Ini penting karena dapat menggali masukan-masukan dari anggota kelompok untuk hasil yang lebih optimal, karena kita telah melibatkan seluruh potensi yang ada di organisasi.

9. Teknik-teknik pembuatan keputusan kelompok :

1.      Teknik curah pendapat temu muka.

·         Setiap anggota kelompok bebas mencurahkan pendapat apapun.

·         Semakin besar ide semakin baik.

2.      Teknik kelompok nominal.

Mirip dengan individual brainstorming.  Hanya di sini anggota kelompok bekerja di antara kehadiran orang lain.  Lalu ide-ide peserta dapat dilihat perserta lain.  Hal ini dapat memberikan hambatan karena adanya perasaan diawasi.

3.      Teknik Delphi.

Teknik di mana melibatkan para ahli untuk menanggapi sejumlah pertanyaan dari anggota sehingga mencapai suatu kesepakatan atas suatu persoalan.

4.      Teknik pendapat elektronik.

Adalah kombinasi antara teknik nominal dengan teknologi komputer. Hasilnya akan lebih cepat, karena tidak perlu menunggu giliran.  Disamping itu dapat bebas tanpa takut dievaluasi karena tidak diketahui nama si pemberi ide.  Hanya memiliki beberapa kelemahan, di antaranya adalah lebih mahal, dan lalu bagi sebagian orang ada yang lebih terampil bicara lisan daripada menggunakan komputer.